Privacyverklaring
Versie: maart 2026 | KvK: 99681579 | BTW: NL005404187B33
1. Inleiding
Hovex Solutions ("wij", "ons", "onze") hecht grote waarde aan de privacy van onze klanten en websitebezoekers. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, hoe we deze verwerken, hoe lang we ze bewaren en welke rechten u heeft. We handelen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).
Hovex Solutions is de verwerkingsverantwoordelijke voor de in dit document beschreven verwerkingen. Wij hebben geen Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld, omdat wij daartoe niet wettelijk verplicht zijn.
2. Gegevens die wij verzamelen
Wij verzamelen de volgende categorieën persoonsgegevens:
- Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer.
- Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, functietitel, website-URL, KvK-nummer.
- Projectgegevens: informatie over bedrijfsprocessen, systemen en data die u verstrekt in het kader van een AI-audit of automatiseringstraject.
- Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaattype en paginabezoeken via cookies en vergelijkbare technieken.
- Communicatiegegevens: correspondentie via e-mail of contactformulier.
3. Grondslagen en Doeleinden van Verwerking
De volgende tabel geeft een overzicht van onze verwerkingen, de bijbehorende rechtsgrondslag en de bewaartermijn:
| Doel | Grondslag (AVG) | Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Uitvoering dienstverlening (audits, trajecten) | Art. 6(1)(b) - Overeenkomst | Contact-, bedrijfs- en projectgegevens | 7 jaar (fiscale plicht) |
| Communicatie en afspraken | Art. 6(1)(b) - Overeenkomst | Contactgegevens, communicatiegegevens | 2 jaar na laatste contact |
| Offertes en facturatie | Art. 6(1)(c) - Wettelijke verplichting | Contact- en bedrijfsgegevens | 7 jaar (fiscale plicht) |
| Website-analyse en verbetering | Art. 6(1)(f) - Gerechtvaardigd belang | Technische gegevens via cookies | 12 maanden |
| Marketing en nieuwsbrief (indien van toepassing) | Art. 6(1)(a) - Toestemming | Naam, e-mailadres | Tot intrekking toestemming |
4. Cookies en Vergelijkbare Technieken
Onze website maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij uw eerste bezoek op uw apparaat wordt opgeslagen. Wij gebruiken de volgende categorieën cookies:
- Functionele cookies: noodzakelijk voor het functioneren van de website. Hiervoor is geen toestemming vereist.
- Analytische cookies: wij maken gebruik van geanonimiseerde analytics om websitegebruik te meten (zoals bezoekersaantallen en populaire pagina's). Deze worden alleen geplaatst na uw toestemming.
U kunt cookies beheren via uw browserinstellingen of via het cookiebanner op onze website. Het weigeren van analytische cookies heeft geen gevolgen voor de functionaliteit van de site.
5. AI en Gegevensbeveiliging
Als AI-bureau werken wij met externe AI-providers waaronder OpenAI, Anthropic en Microsoft Azure. Wij hanteren hierbij de volgende standaarden:
- Wij sluiten verwerkersovereenkomsten af met alle externe AI-providers die persoonsgegevens namens ons verwerken.
- Wij gebruiken uw data niet om publieke AI-modellen te trainen zonder uw uitdrukkelijke toestemming.
- Data-uitwisseling via API's vindt uitsluitend plaats via versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS).
- Wij adviseren klanten over enterprise-grade AI-instellingen die maximale dataprivacy garanderen, en passen deze standaarden ook op onze eigen tooling toe.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeoorloofde toegang of openbaarmaking.
6. Derden en Internationale Doorgifte
Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden, tenzij:
- Dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst (bijv. ingeschakelde subverwerkers);
- Wij daartoe wettelijk verplicht zijn;
- U hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.
Wij werken met dienstverleners die gegevens kunnen verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zoals OpenAI (VS) of Microsoft Azure. In dergelijke gevallen waarborgen wij een adequaat beschermingsniveau via standaard contractbepalingen (Standard Contractual Clauses) conform artikel 46 AVG.
7. Uw Rechten
Onder de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Recht op inzage: u kunt een overzicht opvragen van de gegevens die wij van u verwerken.
- Recht op correctie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
- Recht op verwijdering: u kunt in bepaalde gevallen verzoeken om verwijdering van uw gegevens.
- Recht op beperking van verwerking: u kunt in bepaalde gevallen de verwerking laten beperken.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid: u kunt uw gegevens in een gestructureerd formaat opvragen.
- Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
- Recht op intrekking van toestemming: indien verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u deze te allen tijde intrekken.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen via info@hovexsolutions.com. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek. U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
8. Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te updaten om deze in lijn te houden met de nieuwste wetgeving en onze dienstverlening. De datum 'Laatst bijgewerkt' bovenaan dit document geeft aan wanneer de meest recente versie is gepubliceerd. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u proactief via e-mail.
9. Contact
Voor vragen over deze privacyverklaring of het uitoefenen van uw rechten:
Hovex Solutions
E-mail: info@hovexsolutions.com
KvK: 99681579
BTW: NL005404187B33